Datenschutzerklärung

Beim Aufruf unserer Website erfasst der Server automatisch: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Anfrage. Diese Daten werden für den sicheren Betrieb der Website benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung im Dashboard-Bereich (Session-Cookie via NextAuth.js). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Auf unserer Website stellen wir eine telefonische Kundenhotline bereit, die durch einen KI-Sprachassistenten unterstützt wird. Wenn Sie die angegebene Telefonnummer anrufen, werden folgende Daten verarbeitet: Anrufer-Telefonnummer (Caller-ID), Gesprächsinhalt (Audio) in Echtzeit durch den Azure OpenAI Service sowie Gesprächsdauer und -zeitpunkt.

KI-Einsatz: Ihr Gespräch wird von einem KI-Sprachmodell verarbeitet. Darauf wird zu Beginn des Gesprächs hingewiesen. Microsoft nutzt die Gesprächsdaten gemäß den Azure OpenAI Service Terms nicht zum Training von KI-Modellen.

Keine Aufzeichnung: Es werden keine Gesprächsaufnahmen oder Transkripte dauerhaft gespeichert. Die Audio- und Textdaten werden ausschließlich in Echtzeit für die Sprachverarbeitung genutzt und nach Gesprächsende verworfen.

Telefonnummer: Ihre Telefonnummer wird technisch zur Gesprächsherstellung benötigt, aber nicht dauerhaft gespeichert oder für andere Zwecke verwendet.

Verarbeitungsort: Die Verarbeitung erfolgt in der Azure-Cloud der Helfenstein Ventures GmbH in der EU-Region Sweden Central (Stockholm).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der telefonischen Kundenbetreuung).

Weiterleitung an Mitarbeiter: Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch kann das Gespräch an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dabei wird Ihre Telefonnummer (Caller-ID) an das Zieltelefon des Mitarbeiters übermittelt. Die Weiterleitung erfolgt nur nach Ihrer mündlichen Zustimmung während des Gesprächs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Serviceanliegen und Rückrufwünsche: Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch kann der KI-Assistent ein Serviceanliegen erfassen. Dabei werden Ihr Name, Ihre Telefonnummer und eine Zusammenfassung Ihres Anliegens in der Azure-Datenbank der Helfenstein Ventures GmbH gespeichert und per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter übermittelt. Der E-Mail-Versand erfolgt über Azure Communication Services ausschließlich über Server in der EU; es wird kein externer E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Diese Daten werden spätestens 90 Tage nach Erstellung automatisch gelöscht, sofern keine weitergehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Widerruf der Einwilligung: Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Weiterleitung, Serviceanliegen), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — per E-Mail an datenschutz@sontor.ai oder mündlich während des Gesprächs. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD). Dabei werden verarbeitet: E-Mail-Adresse, Name und Objekt-ID Ihres Microsoft-Kontos. Es werden keine Passwörter durch Sontor verarbeitet oder gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Beim Anruf an den Voicebot werden verarbeitet: Anrufer-Telefonnummer, Gesprächsinhalt (Audio), automatisch erstellte Transkripte, Gesprächsdauer und -zeitpunkt. Alle Gesprächsdaten werden ausschließlich in der Azure-Infrastruktur des jeweiligen Kunden verarbeitet (Single-Tenant-Architektur). Die Helfenstein Ventures GmbH hat keinen Zugriff auf Kundengespräche im Produktivbetrieb.

Der Einsatz von KI-Sprachmodellen erfordert eine Offenlegung gegenüber Anrufenden. Die Sontor-Plattform stellt hierfür eine konfigurierbare Begrüßungsnachricht bereit. Die Verantwortung für den korrekten Hinweis auf den KI-Einsatz liegt beim jeweiligen Kunden (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO).

Vom Kunden eingepflegte Inhalte (FAQs, Prompts, Produktkataloge) werden in der PostgreSQL-Datenbank des Kunden-Tenants gespeichert. Im Bridge-Modus (Testphase) werden diese Daten temporär auf einem verwalteten Testserver verarbeitet.