Datenschutzerklärung

Beim Aufruf unserer Website erfasst der Server automatisch: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Anfrage. Diese Daten werden für den sicheren Betrieb der Website benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies (Session-Cookie für die Anmeldung im Dashboard-Bereich via NextAuth.js sowie ein Cookie, das Ihre Cookie-Entscheidung speichert) und — nur mit Ihrer Einwilligung — Cookies der Kategorien Statistik (Google Analytics, Abschnitt 3.3) und Marketing (Google Ads und Meta-Pixel, Abschnitt 3.4).

Beim ersten Besuch fragt ein Einwilligungs-Banner Ihre Entscheidung ab; ohne Einwilligung werden keine Statistik- oder Marketing-Dienste geladen und keine Daten an Google oder Meta übertragen. Ihre Entscheidung speichern wir für 12 Monate im Cookie sontor_consent (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c/f DSGVO — Nachweis der Einwilligung). Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich jeder Seite (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Rechtsgrundlage der einwilligungsbasierten Dienste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Verarbeitet werden dabei u. a. Seitenaufrufe, Verweildauer, ungefähre Herkunft (Region), Gerätetyp/Browser sowie pseudonyme Kennungen in Cookies (z. B. _ga). IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert und bei EU-Nutzern innerhalb der EU gekürzt. Die Daten können an Server der Google LLC in die USA übertragen werden; Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO). Die Aufbewahrungsdauer der Analytics-Daten beträgt 14 Monate. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG — Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich.

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Ads (Google Ireland Limited) zur Erfolgsmessung unserer Werbeanzeigen (Conversion-Tracking) und für Remarketing. Dabei setzt Google Cookies (z. B. _gcl_aw), über die erkannt wird, ob Sie über eine unserer Anzeigen auf die Website gelangt sind und ob Sie anschließend eine gewünschte Aktion ausgeführt haben (etwa die Anforderung eines Test-Anrufs). Es gilt dasselbe wie unter 3.3: mögliche Übertragung in die USA auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG; Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen".

Ebenfalls nur mit Ihrer Einwilligung setzen wir das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta") ein. Es dient demselben Zweck für unsere Anzeigen auf Facebook und Instagram: Erfolgsmessung und die Bildung von Remarketing-Zielgruppen. Übermittelt werden dabei Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite sowie — wenn Sie einen Test-Anruf oder den E-Mail-Kontakt anfordern — die Information, dass eine solche Aktion stattgefunden hat (Ereignis „Lead"). Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Ihr Name werden dabei nicht an Meta übertragen. Meta setzt hierfür Cookies (_fbp, _fbc). Besitzen Sie ein Facebook- oder Instagram-Konto, kann Meta die erhobenen Daten Ihrem Konto zuordnen.

Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Aufteilung der Pflichten regeln Metas Zusatzbestimmungen für Verantwortliche. Für die anschließende Verarbeitung durch Meta ist Meta allein verantwortlich. Eine Übertragung in die USA an die Meta Platforms, Inc. ist möglich; diese ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG — Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich. Welche Daten Meta in eigener Verantwortung verarbeitet, entnehmen Sie der Datenschutzrichtlinie von Meta.

Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen, enthält die Adresszeile eine von Google vergebene Klick-Kennung (z. B. „gclid"). Fordern Sie einen Test-Anruf über unser Formular an, speichern wir diese Kennung zusammen mit Ihrer Anfrage — auch dann, wenn Sie Marketing-Cookies abgelehnt haben. Es wird dabei kein Cookie gesetzt und nichts auf Ihrem Gerät gespeichert; die Kennung stammt allein aus der Web-Adresse. Wir nutzen sie ausschließlich, um Google Ads mitzuteilen, dass der jeweilige Anzeigen-Klick zu einer Test-Anfrage, einer E-Mail-Kontaktanfrage (Abschnitt 3.9) oder einer Terminbuchung geführt hat (Übermittlung: Klick-Kennung und Zeitpunkt — niemals Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Ihr Name). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Werbung. Die Kennung wird spätestens 90 Tage nach Erfassung gelöscht. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO): datenschutz@sontor.ai.

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Auf unserer Website stellen wir eine telefonische Kundenhotline bereit, die durch einen KI-Sprachassistenten unterstützt wird. Wenn Sie die angegebene Telefonnummer anrufen, werden folgende Daten verarbeitet: Anrufer-Telefonnummer (Caller-ID), Gesprächsinhalt (Audio) in Echtzeit durch den Azure OpenAI Service sowie Gesprächsdauer und -zeitpunkt.

Spracherkennung: Damit ein Gesprächsprotokoll in lesbarer Qualität entstehen kann, wird Ihre Sprache zusätzlich durch den Dienst Azure AI Speech in Text umgewandelt. Dieser Dienst läuft in derselben EU-Region (Sweden Central) und speichert bei der Echtzeit-Erkennung weder Audio noch Text.

KI-Einsatz: Ihr Gespräch wird von einem KI-Sprachmodell verarbeitet. Darauf wird zu Beginn des Gesprächs hingewiesen. Microsoft nutzt die Gesprächsdaten gemäß den Azure OpenAI Service Terms nicht zum Training von KI-Modellen.

Keine Aufzeichnung: Es werden keine Gesprächsaufnahmen oder Transkripte dauerhaft gespeichert. Die Audio- und Textdaten werden ausschließlich in Echtzeit für die Sprachverarbeitung genutzt und nach Gesprächsende verworfen.

Telefonnummer: Ihre Telefonnummer wird technisch zur Gesprächsherstellung benötigt, aber nicht dauerhaft gespeichert oder für andere Zwecke verwendet.

Verarbeitungsort: Die Verarbeitung erfolgt in der Azure-Cloud der Helfenstein Ventures GmbH in der EU-Region Sweden Central (Stockholm).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der telefonischen Kundenbetreuung).

Weiterleitung an Mitarbeiter: Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch kann das Gespräch an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dabei wird Ihre Telefonnummer (Caller-ID) an das Zieltelefon des Mitarbeiters übermittelt. Die Weiterleitung erfolgt nur nach Ihrer mündlichen Zustimmung während des Gesprächs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Serviceanliegen und Rückrufwünsche: Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch kann der KI-Assistent ein Serviceanliegen erfassen. Dabei werden Ihr Name, Ihre Telefonnummer und eine Zusammenfassung Ihres Anliegens in der Azure-Datenbank der Helfenstein Ventures GmbH gespeichert und per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter übermittelt. Der E-Mail-Versand erfolgt über Azure Communication Services ausschließlich über Server in der EU; es wird kein externer E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Diese Daten werden spätestens 90 Tage nach Erstellung automatisch gelöscht, sofern keine weitergehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Widerruf der Einwilligung: Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Weiterleitung, Serviceanliegen), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — per E-Mail an datenschutz@sontor.ai oder mündlich während des Gesprächs. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Auf unserer Website können Sie Ihre Telefonnummer angeben, um einmalig einen Test-Anruf unseres KI-Sprachassistenten zu erhalten. Dabei verarbeiten wir: die von Ihnen eingegebene Telefonnummer, Zeitpunkt der Anforderung, die Seite, auf der Sie das Formular genutzt haben, Ihre IP-Adresse, die Version des Einwilligungstextes sowie — nach Zustandekommen des Gesprächs — Gesprächsinhalt, -dauer und ein Transkript. Für den Gesprächsinhalt gilt das Gleiche wie unter 3.7 (Verarbeitung durch den Azure OpenAI Service in der EU-Region Sweden Central, kein Training von KI-Modellen).

Zwecke: Durchführung des von Ihnen angeforderten Test-Anrufs sowie eine anschließende persönliche Kontaktaufnahme im Nachgang zu Ihrem Test. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung — Sie erteilen sie durch Absenden des Formulars; der Wortlaut wird Ihnen dort angezeigt). Die Speicherung der IP-Adresse und die Begrenzung der Anrufhäufigkeit dienen der Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse, insbesondere Schutz vor kostenverursachender automatisierter Nutzung).

Fremde Telefonnummern: Der KI-Assistent weist zu Gesprächsbeginn darauf hin, dass ein Test-Anruf über unsere Website angefordert wurde. Erklärt die angerufene Person, keinen Test angefordert zu haben oder nicht sprechen zu wollen, beendet der Assistent das Gespräch sofort; ein weiterer Rückruf an diese Nummer unterbleibt.

Speicherdauer:Anforderungen, die nicht zu einem Anruf führen (z. B. wegen Erreichens der Nutzungsgrenzen), werden nach 7 Tagen gelöscht; alle übrigen Daten des Rückruf-Service spätestens nach 90 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Kommt es im Nachgang zu einer Geschäftsanbahnung, speichern wir Ihre Kontaktdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) weiter.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — mündlich im Gespräch oder per E-Mail an datenschutz@sontor.ai. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Alternativ zur Telefonnummer können Sie in unserem Formular Ihre E-Mail-Adresse angeben. Wir senden Ihnen dann einmalig eine E-Mail mit einem persönlichen Link, über den Sie den Test-Anruf zu einem späteren Zeitpunkt starten können. Dabei verarbeiten wir: Ihre E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Anforderung, die Seite, auf der Sie das Formular genutzt haben, Ihre IP-Adresse (Missbrauchsabwehr, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), die Version des Einwilligungstextes, gegebenenfalls eine Klick-Kennung (Abschnitt 3.5) sowie ein zufälliges Link-Kennzeichen (Token). Der Versand erfolgt über Azure Communication Services ausschließlich über Server in der EU.

Link zum Test-Anruf: Der Link führt auf eine Seite mit einem eigenen Einwilligungstext; für den dort angeforderten Rückruf gilt Abschnitt 3.8. Wird die E-Mail weitergeleitet, gilt die Einwilligung der Person, die dort ihre Telefonnummer einträgt.

Terminbuchung: Die E-Mail enthält außerdem einen Link zu einer Terminbuchungsseite von Google (Google Kalender). Erst wenn Sie diesen Link aufrufen, verarbeitet Google Ihre dort gemachten Angaben nach eigenen Datenschutzbestimmungen.

Abmeldung und Speicherdauer: Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink; bei Nutzung wird Ihre E-Mail-Adresse sofort gelöscht. Unabhängig davon entfernen wir E-Mail-Adresse und Klick-Kennung spätestens 90 Tage nach Erfassung; der Link zum Test-Anruf funktioniert danach ohne Personenbezug weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung — Sie erteilen sie durch Absenden des Formulars; der Wortlaut wird Ihnen dort angezeigt). Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmeldelink oder per E-Mail an datenschutz@sontor.ai (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Bearbeitung von Test-Anfragen, E-Mail-Kontaktanfragen, Terminbuchungen und Anfragen über Lead-Formulare in Werbeanzeigen (Abschnitt 3.11) nutzen wir das CRM-System Pipedrive (Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Dorthin übermitteln wir je nach Anfrageweg: Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse, bei Terminbuchungen und Lead-Formularen zusätzlich Name und gegebenenfalls Firma, die genutzte Seite bzw. die Anzeige, Zeitpunkt, die Version des Einwilligungstextes sowie bei Test-Anrufen die Gesprächsdauer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der strukturierten Bearbeitung von Interessentenanfragen). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO): datenschutz@sontor.ai.

Wir schalten Werbeanzeigen bei Facebook und Instagram, die ein Kontaktformular direkt innerhalb der jeweiligen App enthalten („Lead-Formular"). Dieses Formular wird von Meta bereitgestellt und ausgefüllt — Sie befinden sich dabei nicht auf unserer Website, und unser Meta-Pixel (Abschnitt 3.4) ist daran nicht beteiligt. Abgefragt werden Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihre Angabe zum ungefähren Anrufaufkommen in Ihrem Unternehmen; Meta füllt die Kontaktfelder aus den in Ihrem Konto hinterlegten Angaben vor, Sie können sie vor dem Absenden ändern.

Verantwortlichkeit: Für die Bereitstellung des Formulars und die Erhebung innerhalb der Meta-Plattform ist Meta verantwortlich (siehe Datenschutzrichtlinie von Meta). Sobald wir die abgesendeten Angaben abrufen, sind wir dafür Verantwortlicher.

Zwecke und Verarbeitung: Wir rufen die abgesendeten Angaben bei Meta ab und übertragen sie in unser CRM-System (Abschnitt 3.10), um uns auf Grundlage Ihrer Einwilligung telefonisch oder per E-Mail bei Ihnen zu melden. Ein automatischer Anruf durch uns erfolgt nicht.

Wenn Sie uns anrufen: Nach dem Absenden bietet Ihnen der Abschlussbildschirm des Formulars an, uns direkt anzurufen. Ob Sie davon Gebrauch machen, entscheiden allein Sie. Für ein solches Gespräch gilt Abschnitt 3.7 (KI-Kundenhotline) — es wird von einem KI-Sprachassistenten angenommen, worauf zu Gesprächsbeginn hingewiesen wird; die Verarbeitung erfolgt in der EU-Region Sweden Central, Aufnahmen oder Transkripte werden nicht dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlage und Widerruf: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung — Sie erteilen sie durch Absenden des Lead-Formulars; der Wortlaut wird Ihnen dort angezeigt). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — mündlich im Gespräch oder per E-Mail an datenschutz@sontor.ai (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Kommt es im Nachgang zu einer Geschäftsanbahnung, speichern wir Ihre Kontaktdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) weiter; andernfalls löschen wir sie spätestens 90 Tage nach Erfassung.

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD). Dabei werden verarbeitet: E-Mail-Adresse, Name und Objekt-ID Ihres Microsoft-Kontos. Es werden keine Passwörter durch Sontor verarbeitet oder gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Beim Anruf an den Voicebot werden verarbeitet: Anrufer-Telefonnummer, Gesprächsinhalt (Audio), automatisch erstellte Transkripte, Gesprächsdauer und -zeitpunkt. Alle Gesprächsdaten werden ausschließlich in der Azure-Infrastruktur des jeweiligen Kunden verarbeitet (Single-Tenant-Architektur). Die Helfenstein Ventures GmbH hat keinen Zugriff auf Kundengespräche im Produktivbetrieb.

Der Einsatz von KI-Sprachmodellen erfordert eine Offenlegung gegenüber Anrufenden. Die Sontor-Plattform stellt hierfür eine konfigurierbare Begrüßungsnachricht bereit. Die Verantwortung für den korrekten Hinweis auf den KI-Einsatz liegt beim jeweiligen Kunden (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO).

Vom Kunden eingepflegte Inhalte (FAQs, Prompts, Produktkataloge) werden in der PostgreSQL-Datenbank des Kunden-Tenants gespeichert. Im Bridge-Modus (Testphase) werden diese Daten temporär auf einem verwalteten Testserver verarbeitet.